[Тонкий]

Я сам несколько раз организовывал музыкальные встречи, и был на многих разнокалиберных.
В общем напишу я вещи простые и очевидные,но может кому помогут.

Зазывать на встречу надо активно. И заранее. Недели за две минимум. Надо подключать друзей и знакомых, интересующихся людей. По своему опыту гарантирую - придёт меньше половины заявивших об участии.
Естественно разместить объявления на соответствующих ресурсах-музфорумы и сообщества в соцсетях.

Создать централизованное информационное пространство - сейчас это в основной массе События вконтакте. Они удобны и популярны. Чтобы все могли просмотреть изменения, способ добраться и вспомнить время и место проведения. Естественно информацию регулярно обновлять.

Определиться с тематикой, условно это сборище, джем, поигралки.
Поясню: сборище - это когда собирается много людей, основная идея - общение и хвастание арсеналом. Во время мероприятия люди обычно периодически устроивают большие совместные импровиз выступления, кучкуются группами,меняются опытом. То етсь на такой встрече могут присутствовать любители разных инструментов, увлечённых например андской музыкой.

Джем - более организованное мероприятие. Там тоже есть место импровизу, но люди собираются, чтобы поиграть вместе какие-то конкретные произведения. То есть основная цель - это игра музыки, но без жёстких рамок.

Поигралки - это что-то вроде концерта для своих. То есть собираются люди,которые уже заранее знают,что и на чём они будут играть. Естественно - обсуждение и общение.

Есть ещё уличный джем, но это уже несколько другая плоскость.

Место. Место это всегда проблема.
Самые два простых и естественных это улица и квартирник.
Но улица это всегда подстраивание под погоду,а гостеприимныйхозяин находится не всегда.
Второе место это пивные, арт-кафе и другие концепт места.
Обычно в таких местах есть сцена,для выступающих коллективов.но иногда с администрацией можно договорится.
Так ирландские джем-сейшены в Питере и Москве одно время очень успешно проводились в пабах. А администрация таверн и арткафе порой сами устраивали свободные джемы.
Третье это аренда.
Арендовать можно много чего. От репточек (не самый лучший выбор) до концертных залов.

Репточка это такое специфическое место,где встречи проводить трудно. Во первых немногие РТ могут похвастаться просторными помещениями. Во вторых гарантированно шумное соседство рок-банды или усердного барабанщика. В третьих атмосфера не соответствующая задуманному.

Музшкола. Это по моему один из простейших способов добыть помещение. Администрация редко встречает в штыки культурные программы,на которых можно ещё и заработать немного. Плюсов же немало - и клавишные под рукой, и акустика,и пюпитров множество и воздух напитанный творчеством:)

Залы в культурных и арт центрах.В Питере например есть Поднебесная (и парочка подобных ей), где можно за скромную сумму получить просторную комнату на несколько часов.

Ну и советы.
Не следует жёстко в чём-то ограничивать участников. Даже название панфлейтовая встреча, отпугивает тех, кто мог бы прийти, но не пойдёт.
Не надо прописывать условия - будем играть такие-то произведения, общаться на такие-то темы и делать то-то и то-то. Оно и так подразумевается,но кто хочет-тот будет.
Не следует писать что-то, что будет отпугивать новичков и интересующихся. Навроде все должныбудут сыграть две пьесы и прочитать с илста этюд.
Надо озаботится двойником организатором. Это полезный человек. Он сможет взять часть работы на себя,и провести мероприятие если вы сами не сможете.

Но это кстати не значит что у вас не должно быть какой-то программы действий. Такую программу лучше составить, и даже если её не озвучивать, вы будете знать что делать,если что-то застопорится или не пойдёт.

По поводу еды и питья. Обычно это решается так - каждый что-то приносит и всё сваливается в общую кучу. Если это кафе или паб-лучше заранее предупредить,чтонадо будеть сделать заказ рублей на 200-300. Если заведения получает прибыль от ваших посиделок,значит вам не откажут в следующий раз.

А встречатся советую чаще.И не стеснятся ходить на встречи.Это всегда здорово:)